Contenu traité
- L'administrateur est le gestionnaire
- CE QUE DIT LA LOI
- Données personnelles: lesquelles oui et lesquelles non
- Sécurité et transparence
- Le compte courant: accès via l'administrateur
- Caméras et interphones vidéo: faites attention à ce qui est encadré
- À savoir
Le nouveau code de confidentialité, introduit par le décret législatif 101/2008, prend en compte les dispositions contenues dans le règlement général sur la protection des données élaboré par l'Union européenne (RGPD). Dans le domaine de la copropriété, les changements par rapport au passé sont très peu nombreux, avec les dernières règles qui, en résumé, introduisent des règles plus strictes pour le responsable du traitement des données, c'est-à-dire l'administrateur de la copropriété.
La copropriété, en tant que responsable du traitement, est désormais obligée de déléguer l'administrateur responsable du traitement des données, alors que dans le passé la cession de la mission était facultative. Comme indiqué à l'article 5 du règlement européen, l'administrateur est tenu de traiter les données dans le respect de la légalité, de l'exactitude et de la transparence. Un autre élément à noter est l'introduction du concept de «responsabilité», selon lequel il appartient à l'administrateur de décider comment organiser le traitement des données, en assurant la sécurité des informations et en empêchant la perte, la destruction, le vol ou l'endommagement des données.
En fin de compte, l'administrateur a plus de responsabilités et risque des sanctions plus sévères s'il commet des erreurs, mais en même temps son pouvoir d'action s'est accru. Par exemple, il n'est obligé d'obtenir aucun consentement pour la conservation des données de la copropriété, ses fonctions incluent la gestion des informations personnelles des participants à la copropriété, comme le prévoient d'ailleurs les articles 1129 et 1130 du Code civil.
CE QUE DIT LA LOI
En matière de confidentialité, le décret législatif 101/2022-2023 est entré en vigueur le 19 septembre 2022-2023, avec lequel le gouvernement italien a mis en œuvre le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD). Ce nouveau règlement modifie l '«ancien» code de confidentialité, qui à son tour a été introduit par le décret législatif 196/2003.
La copropriété est une sorte de petite communauté, dans laquelle l'administrateur joue le rôle le plus délicat, semblable à celui d'un bon père de famille. Conformément à son mandat, tout comme il doit veiller à ce que les parties communes du bâtiment fonctionnent et soient maintenues en bon état, il doit également être capable de gérer avec soin la quantité d'informations qui passe entre ses mains chaque jour: des dizaines de données, plus ou non réservé, relatif aux personnes qui vivent dans l'immeuble.
Ici, il est tenu d'en prendre soin, dans le respect de la vie privée et de la dignité des sujets. Cependant, la tâche de l'administrateur est double: assurer une transparence maximale dans la gestion des parties partagées, sans toutefois porter atteinte au droit à la vie privée de chaque copropriété. Pour l'accomplissement de son mandat, le professionnel peut donc utiliser les données personnelles, l'adresse et les millièmes parts des copropriétés individuelles, mais, au contraire, il n'est pas autorisé à déclarer des informations personnelles sous forme papier ou électronique telles que "célibataire", "divorcé", "Part en vacances en août" et une série de données concernant la sphère privée des particuliers. Concernant le numéro de téléphone des copropriétés, aussi bien fixe que mobile, l'administrateur ne peut l'utiliser que si le contact est déjà présent dans les annuaires publics (par exemple sur les pages blanches),dans le cas contraire, le consentement écrit des parties intéressées est requis
Le consentement est également requis pour recevoir des communications par courrier électronique. En ce qui concerne les données de santé, par exemple celles relatives au handicap d'une ou plusieurs copropriétés, elles ne peuvent être utilisées que si elles sont indispensables à l'administration de la copropriété. Comme dans le cas, par exemple, de la résolution pour la suppression des barrières architecturales.
Pour éviter que les données personnelles des condominiums soient perdues, volées ou se retrouvent entre les mains de tiers, l'administrateur est tenu d'adopter des mesures de sécurité adéquates pour leur conservation. La documentation à sécuriser concerne la vie de la copropriété et donc les procès-verbaux, les relevés de compte, les factures, le registre des copropriétés. De son côté, l'administrateur, afin d'assurer une plus grande transparence, est tenu de communiquer aux copropriétés ses données personnelles et professionnelles, le code des impôts et, si l'immeuble est administré par une société, le nom et le siège social. De plus, le professionnel doit rendre publics (généralement sur le babillard de la copropriété) son adresse et ses numéros de téléphone, afin de pouvoir être contacté en cas de besoin.
La loi de réforme de la copropriété 220/2012 oblige l'administrateur à ouvrir un compte courant au nom de la copropriété, où les dépenses et les revenus peuvent être répercutés. L’article 1129, paragraphe 7, du Code civil dispose que «l’administrateur est tenu de répercuter les sommes reçues pour quelque raison que ce soit de la copropriété ou de tiers, ainsi que celles versées pour quelque raison que ce soit au nom de la copropriété, sur un compte spécifique courant, postal ou bancaire, au nom de la copropriété; chaque copropriétaire, par l'intermédiaire de l'administrateur, peut demander à voir et à extraire une copie, à ses frais, du reporting périodique ». Dans le cas où cela ne se produirait pas, la copropriété peut demander la convocation de l'assemblée et révoquer le mandat du professionnel ou contacter la banque, mais uniquement après l'envoi d'une lettre recommandée à l'administrateur.En cas d'inertie de l'assemblée ou en l'absence de quorum, la copropriété peut contacter le juge qui a le pouvoir de révoquer l'administrateur. Parmi les graves irrégularités pour lesquelles il peut être relevé de ses fonctions, on peut citer, en fait, le défaut d'ouvrir et d'utiliser le compte et la gestion, d'une manière pouvant générer une confusion, entre les actifs de la copropriété et les biens personnels de l'administrateur ou d'autres copropriétés.entre les actifs de la copropriété et les actifs personnels de l'administrateur ou d'autres condominiums.entre les actifs de la copropriété et les actifs personnels de l'administrateur ou d'autres condominiums.
Ces dernières années, l'installation de caméras vidéo et d'interphones vidéo, à l'initiative de copropriétés individuelles ou de l'ensemble de la copropriété, a connu un essor. Les raisons en sont essentiellement deux: la réduction des coûts des installations et une demande croissante de sécurité de la part des habitants. Concernant l'installation des caméras vidéo, une distinction doit être faite: si le système est installé par la copropriété individuelle qui souhaite surveiller un accès privé (porte d'entrée, fenêtre, balcon, etc.), il peut procéder sans l'autorisation du montage. Cependant, l'objectif de la caméra devra se limiter à ne cadrer que la partie de la zone privée à protéger, en évitant de photographier les espaces publics. Si, au contraire, le système est installé pour protéger les parties communes,une fois l'intervention dans l'assemblée résolue (la majorité des présents et au moins la moitié des millièmes de l'immeuble), l'administrateur est tenu de signaler la présence des caméras vidéo avec des signes particuliers, à placer dans les lieux filmés ou à proximité immédiate, montrant le logo ou l'image d'un appareil photo. Les images enregistrées peuvent être conservées pendant un maximum de 48 heures, après quoi elles doivent être supprimées. Les vidéophones sont considérés comme de véritables dispositifs de vidéosurveillance, surtout s'ils sont autorisés à enregistrer et à stocker des images. Pour cette raison, les mêmes règles énoncées dans le Code de confidentialité des caméras s'appliquent.à placer dans les lieux photographiés ou à proximité immédiate, portant le logo ou l'image d'une caméra. Les images enregistrées peuvent être conservées pendant un maximum de 48 heures, après quoi elles doivent être supprimées. Les vidéophones sont considérés comme de véritables dispositifs de vidéosurveillance, surtout s'ils sont autorisés à enregistrer et à stocker des images. Pour cette raison, les mêmes règles énoncées dans le Code de confidentialité des caméras s'appliquent.à placer dans les lieux photographiés ou à proximité immédiate, portant le logo ou l'image d'une caméra. Les images enregistrées peuvent être conservées pendant un maximum de 48 heures, après quoi elles doivent être supprimées. Les vidéophones sont considérés comme de véritables dispositifs de vidéosurveillance, surtout s'ils sont autorisés à enregistrer et à stocker des images. Pour cette raison, les mêmes règles énoncées dans le Code de confidentialité des caméras s'appliquent.les mêmes règles énoncées dans le code de confidentialité s'appliquent aux caméras.les mêmes règles énoncées dans le code de confidentialité s'appliquent aux caméras.
- Les sujets non liés à la copropriété (par exemple l'entreprise de construction) ne peuvent participer à l'assemblée que le temps de discuter de ce qui les concerne.
- Il est possible de réaliser des enregistrements vidéo de la réunion, mais uniquement avec le consentement éclairé de tous les participants.
- Tout site Web de copropriété ne peut contenir que des informations générales et est réservé aux personnes habilitées à le faire (avec mot de passe).
En collaboration avec Avv. Silvio Rezzonico, président national de Federamministratori / Confappi, tél.02 / 33105242, www.fna.it